Jedna sam od onih koji obožavaju događaje, veruju da okupljanje ljudi na jednom mestu može biti pokretač velikih promena i već 4 godine se trudim da aktivno doprinosim realizaciji raznih vrsta događaja. Isto tako, mnoge posećujem i veselo grabim još jednu akreditaciju sa svojim imenom.

U svemu tome ima i jedna malo lošija stvar, a to je da primećujem previše detalja na događajima pa me zbog toga neki ljudi s vremena na vreme nazivaju “hejterom” 🙂 Tako sam ja odlučila da sakupim sve moguće propuste koji mogu uticati na iskustvo posetilaca koji su najčešće primarna ciljna grupa ili oni zbog kojih određeni događaj postoji i razvija se.

Pa da krenemo…

1. Registracija učesnika

Verovatno jedan od najstresnijih delova u organizaciji događaja (naravno zavisi od broja posetilaca). Šta se dešava – posetioci dolaze nespremni – nemaju kartu, QR kod ili bilo šta što su organizatori propustili da naglase u pripremnom mejlu. Često je sama pozicija registracije neprilagođena prostoru, par puta mi se dešavalo da moram da tragam po prostoru… Pored toga, veoma je važno i ko radi registraciju. Od brzine procesa registracije zavisi da li će neko čekati 5, 10 minuta, sat vremena ili se uopšte neće ni registrovati.

Saveti:

  • Dobro razraditi proces registracije i preuzimanja welcome bag-ova – imajući na umu ograničenja prostora kao i razmišljanje učesnika (recimo predavači i sponzori neće imati ista očekivanja).
  • Biti jasan u komunikaciji oko registracije je preduslov da sve prođe kako treba 🙂 Poslati svima na vreme kada tačno da dođu, da li imaju parking, šta treba da ponesu sa sobom i slično.
  • Obavezno dobro pripremiti ljude koji rade registraciju i razmisliti o potencijalnim problemima koji se tu mogu desiti kao i rešenjima, naravno.

2. Agenda

“Nema veze, program tokom prvog i drugog dana će trajati 10 sati i smanjićemo pauze da bismo imali vremena za onu panel diskusiju na kraju. Naravno, žurke su obavezne! I to nekako da osmislimo da animiramo da dođu svi!”

Okej, mislim da ljudi nemaju kad da dišu. Ali zaista. Čak i onaj najidealniji posetilac koji pomno prati svako predavanje, postavlja pitanja i dolazi sa ciljem na neku konferenciju ne može da isprati sva dešavanja. Konferencije su mesto gde se puno informacija servira na razne načine i potrebno je da ljudi imaju odgovarajuće pauze kao i odgovarajuće trajanje predavanja.

Saveti:

  • Prilagodite program ciljnoj grupi i njihovim potrebama. Postoje razna istraživanja koliko traje pažnja kao i kako predavači mogu animirati publiku.
  • Razmislite o pauzama za obroke, kafe ali i za networking i prosto disanje svežeg vazduha. Mogu sa sigurnošću da tvrdim da većina posetilaca bilo kakvih događaja ima među primarnim ciljevima širenje svoje mreže poznanika/saradnika. Prostor za inovacije u okviru ovih potreba je ogroman i idalje neiskorišćen.

3. Vreme

Kašnjenje programa je činjenica koja se sve češće pojavljuje. Postoje primeri i gde paralelne trake totalno pomute vreme da imaju različite pauze i da posetioci ni ne mogu da se organizuju. Mislim da je ovo, pored naredne stavke, nešto što najviše utiče na iskustvo.

Saveti:

  • Obezbedite posvećene osobe samo ovoj temi. Nekoga ko će voditi računa da sve krene i završi se na vreme.
  • Pronađite najbolji mehanizam za merenje i praćenje vremena. Postoji takozvani “idiot” televizor koji vidi samo osoba na sceni i na kome može da ide vreme koje će biti referentna tačka predavaču. Isto tako, domaćini scene mogu najavljivati agendu i podsećati predavače na raspoloživo vreme.
  • Inicijalno isplanirajte buffer vreme za potencijalna kašnjenja i smenjivanja na sceni.
  • Osmislite mehanizam ukoliko se desi da program kasni. Kako ćete iskomunicirati i obezbediti da svi posetioci toga budu svesni?

4. Nespremni predavači

Trema ili nedostatak vremena su normalna pojava i trebalo bi da imamo neku dozu tolerancije prema predavačima, ipak nije mala stvar stati ispred velike grupe ljudi i pričati smisleno. Međutim, mora postojati određena granica preko koje organizatori nikako ne smeju preći. Predavač koji nije uložio dovoljno vremena da se pripremi i animira posetioce je neprihvatljiv na komercijalnim događajima. Prezentacije čiji se sadržaj ne vidi ili koje nemaju smisao ili poruku za struku ili ciljnu grupu koja je u publici su potrošeno vreme a i novac.

Saveti:

  • Sa organizacione strane obezbediti barem jednu osobu koja će biti posvećena programu i predavačima, njihovoj pripremi i samoj komunikaciji očekivanja.
  • Približiti predavačima stanje tržišta. Većina njih su stranci koji dolaze iz drugačijih okruženja pa možda nisu ni svesni stanja u Srbiji.
  • Jasno komunicirati rokove za pripremu i obezbediti prostor samo za predavače tokom konferencije, gde bi oni mogli imati priliku da probaju, testiraju, izmene ili se posavetuju sa ostalim predavačima.

5. Klopa i piće

U zavisnosti od modela događaja, organizatori mogu ili ne mogu obezbedii određene stvari na događajima – što je svakako razumljivo. Međutim, neke osnovne stvari moraju biti prisutne – kao što je na primer voda. Da, prisustvovala sam događajima gde dobiješ vodu jednom i to je to 🙂 A pri tom sam kupila ulaznicu.

Saveti:

  • Jasno iskomunicirajte šta se kroz kupovinu ulaznice obezbeđuje. Skroz je okej, naročito na free događajima, da su mogućnosti ograničene. Samo je potrebno biti svestan potreba i eventualno obezbediti duže pauze ukoliko posetioci treba recimo da odu do restorana na ručak.
  • Ukoliko idete na all in one priču, istražite potrebe i preferencije posetioca. Hvala bogu, danas ima puno opcija kako ljudi mogu da se hrane pa je potrebno obezbediti za svakoga po nešto.
  • Imajte na umu da nam se tržište razvija pa tako i očekivanja posetioca. Ne kažem da u meniju mora biti kavijar, ali za neki pristojan ketering je opet potrebno uložiti malo energije.
  • Make coffee and water available everywhere and all the time. Da, tačka. Ljudima je ovo zaista neophodno ukoliko program traje preko 5 sati. Pa i manje. Neki bi ovde dodali pivo ili energetsko piće, ja lično mislim da to nije obavezno ali je, eto, poželjno 🙂

Zaključak: ne morate, niti je potrebno da imate savršen događaj bez i jedne greške. Prebacite se na način razmišljanja grupe kojoj donosite najviše vrednosti i mapirajte (ili ih pitajte) šta je ono što je njima najvažnije. Program i edukacija? Predavači? Networking? Zabava?

Namera ovog teksta je isključivo deljenje iskustva sa trenutnim i budućim organizatorima. Svaku grešku sam manje ili više lično već prošla, zbog čega se i osećam slobodno da o ovome pišem.



Podeli
Facebook
Twitter
LinkedIn
Next Article